La utilidad de los formularios para solicitar información ofrece enormes beneficios, principalmente reduce la posibilidad de errores y omisiones en el suministro de información pero también ahorra mucho tiempo, porque un formulario no es necesario interpretar lo que se pide.
El uso de formularios no es nada nuevo, un ejemplo claro puede ser los tan utilizados “recibos de pago preimpresos”, “certificados, actas y partidas de nacimiento” o “libreta de matrimonio”.
A modo de ejemplo de las grandes ventajas que tiene el uso de formularios, podemos mencionar “la partida de nacimiento”. Antes del uso de formularios de registro de nacimientos, eran redactados de puño y letra por funcionarios de los registros civiles, quienes debían tomarse el suficiente tiempo no solo para no cometer errores sino para que la letra pueda ser leída correctamente por cualquier persona.
Una partida de nacimiento redactada manualmente, podía llegar a tener una o varias carillas, por lo que para conocer o verificar fechas, lugares o la filiación de una persona implicaba dedicar un tiempo a la lectura.
Con la llegada de los formularios a los registros de nacimiento de las personas, datos como nombres de la persona, de sus padres, fecha y lugar de nacimiento, y número de documento de identidad son fáciles de encontrar, y por sobre todo dar agilidad al registro de los nacimientos.
Utilizar formularios para recopilar información ya es algo habitual, principalmente en materia comercial o de orden público.
Las empresas utilizan fichas de datos para ordenar la información de sus empleados y clientes, registro de ventas, de ingresos y egresos de dinero, incluso cuando quieren conocer la opinión o relevamiento de necesidades de sus clientes.
La utilización de formularios también está presente en las evaluación de conocimientos con modalidad “multiple choice” (elegir la opción correcta entre varias), que permite evaluar más cantidad de conceptos y conocimientos como también ayuda a reducir enormemente el tiempo dedicado por docentes a la calificación de exámenes, entre otras tantas ventajas.
Con la llegada de los sistemas informáticos para procesamiento y registro de información, los formularios pasaron a ser parte de la vida diaria de todas las personas.
Gracias a los sistemas de gestión y análisis de datos, conlleva la necesidad de proporcionar cada vez mayor cantidad de información.
La tecnología avanza, y cada vez es más frecuente que nos soliciten “dejar nuestros datos”, ya sean “datos de contacto”, “solicitudes de precios”, “historial médico”, “solicitud / postulación de empleo”, “datos de autorizados” entre muchos otros.
Aún cuando un formulario de por sí ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores, la forma en que los formularios debe ser completada, puede implicar más o menos tiempo, cometer más o menos errores y/o omisiones.
¿Cómo se diseña un formulario?
Una persona puede haber debido completar innumerable cantidad de formularios, pero solo aquellas personas que hayan tenido la necesidad de diseñar un formulario, van a entender lo complejo que resulta.
Diseñar un formulario es un esfuerzo tan grande que aún cuando se detecten errores, o necesidad de agregar campos a un formulario para facilitar el procesamiento de la información, los formularios utilizados en la actualidad pueden seguir en vigencia, incluso a décadas de su nacimiento.
Es frecuente que aún habiendo incorporado ágiles sistemas informáticos de registro, gestión y procesamiento de datos, suelen ser configurados y forzados a conservar las reglas y diseños de los formularios diseñados décadas atrás.
Por más simples o complejos, los sistemas que se utilizan hoy en día, para ingresar información requieren de “formularios”.
A veces estos sistemas ofrecen la posibilidad de que las personas ingresen directamente los datos al sistema, mediante diversos sistemas de validación y confirmación, pero en la mayoría de los casos, las personas o empresas deben completar formularios para entregar o presentar ante las personas responsables de incorporar o procesar los datos a los diferentes sistemas.
Hasta no hace tanto, los formularios eran diseñados para que puedan ser impresos y completados manualmente, pudiendo entregar copias de los mismos gracias a la ayuda de los “carbónicos” para luego ser entregados para su procesamiento.
Un ejemplo común es una “órden de compra” o un “recibo de pago”, que aún hoy una enorme cantidad de vendedores deben dedicar tiempo completando a mano cuando visitan a sus clientes.
Afortunadamente la llegada del mundo digital, permite que estos formularios puedan ser completados en computadora y enviados por email u otro tipo de sistema de envío, dando claridad al contenido y reduciendo tiempos.
Formularios realizados con Microsoft Word
El editor de texto desarrollado por la empresa Microsoft, se llama Word, y luego del sistema operativo Windows, es el más popular entre las herramientas ofimáticas.
Debido a su gran popularidad es que es el más elegido al momento de diseñar formularios, sobre todo porque es muy probable que las personas que deban completarlo tengan Word instalado en su computadora.
Aún cuando la persona no tenga Word, puede resultar bastante fácil conseguir la ayuda de familiares, vecinos o amigos para completar el formulario de Word.
Pero según la versión de Word y el sistema operativo que se tenga instalada en la computadora, puede verse alterado el formulario, incluso eliminarse campos.
Para usuarios de Windows o Mac, esto puede no ser un gran problema, pero personas usuarias de sistemas operativos Open Source como Linux o Android, pueden que tengan problemas.
Los formularios PDF rellenables
Los archivos PDF son básicamente para distribución de información, son archivos mucho más livianos y sin importar el sistema operativo, o la aplicación utilizada verán el contenido siempre igual, tal como el diseñador del formulario quiere que vea, ya sea que deba ser completado a mano o bien si fue diseñado para ser completado en computadora.
Un formulario PDF rellenable solo permitirá que se escriba donde debe ir la información, haciendo mucho más simple saber donde debe completarse cada dato.
En el momento que la persona completa el formulario puede utilizar una “impresora virtual” que crea un nuevo PDF con los datos incorporados de forma tal que las personas que deban manipularlo estén tranquilas que que los datos no puedan ser modificados por error, algo muy importante cuando un mismo formulario debe pasar por diferentes personas.
Este tipo de formularios también tiene un impacto grande en la ecología y el cuidado del medio ambiente, porque no es necesario imprimirlo para asegurarse que los datos no se modifiquen, porque hasta existe la posibilidad de incorporar firmas digitales.
Para completar un formulario PDF los conocimientos y manejo de herramientas informáticas es mínimo, cualquiera sea el sistema operativo, hoy un formulario puede ser completado hasta desde un dispositivo móvil como un smartphone o tablet mediante, gracias a aplicaciones web disponibles en forma gratuita.
Herramientas y Programas para completar Formularios PDF
Entre algunas de las herramientas que permiten completar los campos de un formulario PDF rellenable se encuentran las siguientes:
Adobe Acrobat Reader, es la más popular y muy utilizada, tanto para visualizar como para completar campos dentro de archivos PDF.
PDF-XChange Editor, es un visor de PDF gratuito que ofrece funciones de edición básicas que incluye la capacidad de rellenar formularios PDF rellenables.
Foxit Reader, es un visor de PDF rápido y ligero que también permite rellenar formularios PDF interactivos.
PDFescape funciona online y permite editar y rellenar formularios PDF directamente desde el navegador web.
LibreOffice es un paquete de herramientas ofimáticas super potente, Open Source, gratuito y disponible para cualquier sistema operativo
PDF24tool es una poderosa y muy recomendable herramienta open source y gratuita disponible en forma online o instalándola en la computadora, además de completar formularios, permite firmar, unir archivos, convertir imágenes en archivos PDF para poder distribuir imágenes de forma más simple y liviana, simplemente deben googlear su nombre y conocerán todo las posibilidades que ofrece esta herramienta que quienes hoy utilizan las herramientas de Adobe sabrán valorar, no solo porque son gratis sino por lo liviano y ágil que es.
A pesar de tener tantas opciones disponibles, ya no son necesarias, porque todos los Exploradores de internet ya cuentan con herramientas de visualización y edición de formularios PDF, Microsoft Edge, Safari, Mozilla Firefox, Opera, Chromium y aún cuando no utilices ninguno de estos, seguramente el que estés utilizando te permita completar un Formulario PDF.
